¿Cómo crear una agencia de organización de eventos?

Como crear una agencia de organización de eventos

El mercado de las agencias de organización de eventos es muy amplio debido a la alta demanda por parte de empresas y particulares.

Debes poseer unas características específicas para poder dedicarte al mundo de la organización de eventos:

  • Ser creativo
  • Tener capacidad de organización
  • Actitud comercial
  • Vocación de servicio
  • Empatía

La parte negativa que mas afecta a este sector es el intrusismo. Ya que, no se requieren inversiones costosas para empezar esta actividad. La organización de eventos puede ser rentable a muy corto plazo, o sea a la finalización de cada evento, con márgenes brutos medios que oscilan entre el 10% y el 30% sobre la facturación total de los servicios subcontratados.

”La organización de eventos permite un alto grado de independencia y constituye un excelente trampolín para las relaciones humanas”

Qué servicios vas a ofrecer


El sector de la organización de eventos es bastante amplio donde se pueden trabajar cual quier tipo de propuestas: la variedad de eventos es prácticamente ilimitada, acorde a los distintos gustos, necesidades y bolsillos de la clientela. 

En primer lugar, tienes que identificar y elegir tu público o objetivo o target de clientes. Por esta parte, existen 3 grandes divisiones de servicios de organización de eventos:

  • Eventos sociales. Enfocados para particulares (bodas, fiestas, cumpleaños, despedidas, etc)
  • Eventos corporativos. Enfocados hacia empresas (incentivos, motivación, reuniones, presentaciones, congresos, lanzamiento de productos, actividades de team building, etc.)
  • Eventos públicos. Están dedicados para instituciones, organismos, asociaciones, etc. (espectáculos, conciertos, exposiciones, fiestas patronales, etc.)

Gestión de proveedores en los eventos


En un evento los proveedores son un pilar fundamental, ya que existen una infinidad de tareas y detalles de las que los proveedores se encargan.

Lo principal es conseguir tener una cartera de proveedores eficaces y capaces de convertirse en socios estratégicos, corrdinarlos y conseguir las mejores condiciones.

La relación con los distintos proveedores no siempre es fácil: requiere tiempo, dedicación, y una supervisión constante.

Estos son algunos de los proveedores mas habituales que trabajan con las empresas de organización de eventos:

  • Preparación del lugar: mobiliario y accesorios, diseño y decoración, material decorativo…
  • Transporte: autocares, agencias de viajes, etc)
  • Lugares y locales: restaurantes, hoteles, salas y salones, fincas, locales de ocio…
  • Comida y bebida: catering, cafetería, menaje…
  • Preparación del lugar: mobiliario y accesorios, diseño y decoración, material decorativo…
  • Servicios de apoyo: publicidad y relaciones públicas, servicios gráficos, protocolo, estilismo, interpretes…
  • Profesionales para eventos: artistas, conferenciantes, azafatas, fotógrafos…
  • Equipos y servicios técnicos: audiovisuales, medios especiales…
  • Preparación del lugar: mobiliario y accesorios, diseño y decoración, material decorativo…
  • Servicios de apoyo: publicidad y relaciones públicas, servicios gráficos, protocolo, estilismo, intérpretes…

Ten siempre en mente que lo barato sale caro. No apures los márgenes de los proveedores o escogas al más económico ya que puede provocar la aparición de sorpresas desagradables.

Como crear una agencia de organización de eventos

Pautas para crear una agencia de eventos


Como crear una agencia de organización de eventos Dinero en el bolsillo

Estamos ante un negocio que necesita una buena inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en la organización de los actos… Por otro lado, tienes que dar la imagen de solvencia ante tus clientes, para que depositen confianza en tí.

Montar una agencia de organización de eventos no requiere solo de una inversión de 3.000€ para constituirte como una sociedad limitada. Sino que necesitas tener suficiente dinero para pagar el espacio del acto, a los proveedores y tener suficiente para seguir con la organización del siguiente evento.

Normalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento.

Como crear una agencia de organización de eventos Poco personal

Otro concepto que debes saber es que no necesitas tener a 200 personas en tu equipo. Consigue lo justo y necesario, ya que, muchos de los servicios los subcontratas.

La empresa ideal que se inicia en este mercado sería la constituida por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento.

El personal debe estar formado y cualificado en los ámbitos de turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal…

Como crear una agencia de organización de eventos Ubicación y decoración

Antes de nada, averigua si estas en el lugar correcto para que las empresas soliciten tus servicios y las infraestructuras que necesitas para los eventos. Debes establecer tu agencia en grandes ciudades.

La decoración importa en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas.

En cuanto a la inversión en publicidad, no tiene que se elevada ya que en este sector es mediante la labor comercial y el boca a boca.

Es un negocio en el que tienen mucho peso los contactos y por eso, la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva.

Como crear una agencia de organización de eventos Diversificarse o desaparecer

La organización de eventos engloba muchas actividades. Por ello, entran en juego muchas empresas y servicios. Si puedes aprovechar los puntos comunes que tiene este negocio con otros sectores, estarás en condiciones de ofrecer mejor servicio y redistribuir riesgos. Hay varias posibilidades para ampliar el negocio:

– Imagen y publicidad.

No te limites a actos de lanzamiento de productos. Si te ganas la confianza del cliente y demuestras tu capacidad, podrás también participar en la campaña publicitaria de la presentación del producto.

– Comunicación.

Ayuda a tus clientes en su relación con los medios y ofreceles ser su gabinete de prensa.

– Fuerza de ventas.

Ofertar un apoyo a la fuerza de ventas de una empresa, no sólo para un evento sino de forma continuada, es una forma de diversificar que te permite, además, crear mejores vínculos con el cliente.

– Productos propios.

Tendrás que delegar gran parte de tus servicios, pero puedes ofrecer productos de elaboración propia para incrementar el margen de beneficio: fotografías o vídeos de un acto, presentaciones en Power Point para empresas, diseño de páginas web y contratación de hoteles…

Como crear una agencia de organización de eventos